No momento em que uma compra é efetuada em um e-commerce uma série de processos são executados para garantir que os produtos sejam entregues no prazo desejado e sem prejudicar a qualidade do produto. Nas empresas, o setor responsável por essa atividade é a expedição logística. Muitas vezes compreendido como apenas mais um setor burocrático dentro da organização, algumas empresas o subestimam. Contudo, eles têm um papel essencial e que quando mal realizado afeta toda a empresa. Por isso neste artigo, vamos explicar o que é e como funciona a área de expedição logística.

O que é expedição logística?

O setor de expedição logística ou expedição de mercadorias, como também pode ser chamado, é responsável pela entrega dos pedidos realizados pelos clientes. Eles cuidam de todo o trâmite legal e burocrático para a liberação dos produtos do estoque, além da definição das rotas. Alguns dos processos realizados pela expedição logística de uma empresa são emitir notas fiscais, conferir se o produto condiz com o pedido, solucionar os trâmites burocráticos, embalar os pedidos, analisar os dados de entrega e enviar. Tudo isso garantindo rapidez, eficiência e precisão.

Qual a importância do setor de expedição logística?

Essa área é de suma importância para a empresa. Afinal, ela está diretamente ligada com a última etapa de interação entre a marca e o cliente em uma determinada compra. Um erro ou uma má execução nesse momento pode desmantelar todos os anteriores e afetar negativamente a satisfação do consumidor. Pense, se você compra algo e tem problemas com prazo de entrega ou recebe o produto desejado com algum defeito, por mais que os processos anteriores tenham sido satisfatórios e não tenham apresentado problemas, sua visão sobre a empresa, com certeza, será afetada pela questão do recebimento do pedido. Por isso, a equipe de expedição logística deve sempre otimizar seus processos e assegurar a satisfação do cliente, bem como a entrega do pedido. Pois, como já ficou evidente, erros nesta etapa afetam a marca como um todo. Caso o cliente tenha dificuldades em receber seus pedidos buscará outra empresa que entregue no prazo. Nesse sentido, para evitar desencontros ou problemas na entrega dos produtos é necessário ter planejamento e organização, além do comprometimento em atender bem o cliente. Com esses pontos acertados, sua empresa colherá os benefícios de uma expedição logística eficiente.

Os benefícios de uma expedição de produtos eficiente

Nos parágrafos anteriores apresentamos a importância da expedição logística em uma empresa e porquê a mesma não deve ser ignorada. Agora, vamos falar sobre os benefícios que a empresa colhe ao ter um setor de expedição rápido, eficiente e preciso. Conheça alguns:

  • satisfação do cliente;
  • melhor controle do seu estoque;
  • menor chance de ter problemas com autuação ou fiscalização de cargas;
  • redução de custos, a partir do aprimoramento do sistema de entregas.

Como funciona a expedição logística

A expedição de mercadorias, assim como todos os outros processos em uma empresa, engloba uma série de pequenas etapas e tarefas. Elas são cruciais para a boa execução da entrega dos produtos, por isso é importante conhecê-las bem. Descubra quais são elas.

Planejamento das entregas

Essa é a primeira etapa na expedição logística e deve estar em sintonia com as demais equipes e processos da empresa. O planejamento de entregas envolve uma série de tarefas que encaminham os pedidos ao longo da expedição, prevenindo que ocorram erros. Ela consiste em saber quais são os pedidos que serão preparados e enviados em um determinado dia, além de confirmar as informações sobre os mesmos. Dentro do planejamento também estão incluídas tarefas como a ordenação da lista de produtos a serem entregues, bem como a indicação das transportadoras e dos horários para coleta.

Verificação da documentação dos pedidos

A segunda etapa da expedição logística é também uma das mais burocráticas. Porém, extremamente necessária para evitar erros e assegurar a devida entrega dos pedidos de cada cliente. Como é de se esperar, neste momento são confirmadas as informações dos produtos e conferidas as suas respectivas documentações. Ela consiste na confirmação de informações como recebimento do pedido, rota, ordem de picking, entre outras. Caso os produtos estejam condizentes com as documentações repassadas, eles são enviados sem problemas. Contudo, se for notado algo diferente, busca-se uma solução. Nesta etapa também são realizadas a pesagem e a volumetria, processos importantes para identificar se o pedido está de acordo com os requisitos da transportadora que concretizará a entrega. Ademais, o pedido recebe uma etiqueta e é empacotado ou embalado. Em algumas empresas este também é o momento da personalização dos pedidos, como a utilização de uma embalagem promocional ou específica para presentes. Além da organização de kits e packs, quando produtos diversos podem ser comprados de uma vez por meio de uma promoção.

Carregamento da mercadoria

Esta é a última etapa da expedição logística e nem por isso é menos importante que as anteriores. Com todas as tarefas concluídas corretamente, é momento de colocar os pedidos para envio. Na maioria dos casos isso significa colocá-los no caminhão da transportadora. O transporte entre o local onde os pedidos são armazenados até o caminhão deve ser feito com cuidado, qualquer erro pode prejudicar a integridade da carga. Por isso deve-se ter atenção no equilíbrio dos pacotes e na forma como eles estão sendo carregados. Ao fim da tarefa de carregar o caminhão é importante a entrega dos documentos referentes aos pedidos à transportadora que fará a entrega. Nunca deve-se negligenciar essa tarefa, ela é crucial para que a carga não tenha problemas com os órgãos fiscalizadores nem atrase o prazo de recebimento do cliente.

Como otimizar os processos de expedição logística

Como você deve ter percebido, existem diversas tarefas desde a confirmação do pedido até a entrega do produto. Ao longo desse trajeto podem ocorrer desencontros e erros operacionais. No entanto, o foco da empresa deve ser sempre otimizar ao máximo o processo, tendo em vista a importância da expedição logística. A empresa pode cogitar a utilização de um software de gerenciamento que possa processar as informações da expedição logística e dirigir a equipe para a execução das tarefas mais importantes. Esses softwares podem ajudar agrupando os pedidos de acordo com o cliente, rota, prioridade de entrega ou outra variável que seja interessante. Outra dica para otimizar os processos de expedição de mercadorias é a padronização das normas de etiquetagem e documentação da empresa para que estas sejam compatíveis com a transportadora escolhida. Essa preocupação agiliza todo o processo de entrega e ajuda no processamento das informações para ambas as partes. Gostou do conteúdo? Acompanhe nossas redes sociais e saiba mais sobre expedição e diversas outras informações sobre o universo da logística.

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